Penulisan Laporan Penelitian
A. Syarat-syarat
Penulisan Laporan Penelitian
Agar laporan yang dibuat dapat dengan mudah dibaca dan
dimengerti maka laporan tersebut harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.
a.
Laporan harus benar
Isi laporan mungkin
berbeda-beda, akan tetapi isi laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima.
Di samping itu laporan harus dapat memenuhi keinginan yang memintanya. Agar
laporan dapat memenuhi fungsinya maka laporan harus memuat informasi yang benar
dan objektif. Hal ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan
harus yang berhubungan dengan masalah yang akan dikemukakan. Kebenaran dari
informasi tersebut sangat penting karena hal tersebut sangat berkaitan dengan
pengambilan keputusan. Bila informasi dalam laporan tersebut tidak benar maka
keputusan yang diambil pun akan salah.
Bahan yang dikumpulkan
untuk penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan kemampuan
serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan bahan mana yang akan
dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Kalau banyak laporan yang kurang
berhubungan dengan permasalahan yang sedang dilaporkan justru akan mengaburkan
persoalan yang sedang dilaporkan. Akibatnya laporan menjadi tidak jelas.
Di samping itu, dalam
penyusunan laporan pembuat laporan harus menempatkan dirinya sebagai pembaca
atau penerima laporan, serta menggunakan pandangan sebagai pembaca. Maksudnya
agar ia sendiri benar-benar mengerti materi, maupun susunan kalimat, serta
istilah-istilah yang digunakan dalam laporan tersebut. Kalau pembuat laporan
itu sendiri tidak dapat memahami apa yang ditulisnya, tentunya orang lain akan
lebih sulit untuk memahaminya. Dalam laporan hendaknya digunakan
istilah-istilah yang umum dan sederhana tetapi jelas maksudnya. Penggunaan kalimat
hendaknya jangan terlalu panjang. Hal ini sangat perlu diperhatikan untuk
menjamin fungsi daripada laporan tersebut.
b.
Laporan harus langsung pada sasaran
Perlu disadari bahwa
pimpinan mempunyai waktu yang sangat terbatas. Dengan keterbatasan waktu yang
dimiliki, hendaknya kita harus mengusahakan agar laporan yang kita buat tidak
terlalu panjang sehingga tidak terlalu menyita waktu pimpinan. Hindari
penggunaan kata-kata kiasan yang hanya sekadar untuk memberi kesan bahwa
laporan tersebut tebal. Sebaliknya, laporan harus diusahakan singkat, tepat,
padat, dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.
c.
Laporan harus lengkap
Kelengkapan suatu laporan
banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang
mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. Penyajian dalam bentuk uraian akan
lebih lengkap kalau ditunjang dengan supporting data (data penunjang)
misalnya, data statistik, grafik, skema, dan sebagainya.
d.
Laporan harus tegas dan konsisten
Laporan hendaknya dibuat
sedemikian rupa sehingga tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah atau
persoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan
konsisten antara bagian laporan yang satu dengan bagian yang lainnya.
Keterangan yang dilaporkan harus tetap, artinya si pelapor harus konsekuen atas
keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun.
e.
Laporan harus tepat pada waktunya
Agar pimpinan dapat
menentukan kebijaksanaan selanjutnya dan dapat menyelesaikan masalah dengan
benar maka ketepatan waktu penyampaian laporan harus benar-benar diperhatikan.
Laporan harus diusahakan
secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan kepada pimpinan. Tidak tepatnya waktu
penyampaian suatu laporan berarti tindakan korektif yang harus diambil ataupun follow
up-nya akan mengalami keterlambatan. Hal ini akan mengakibatkan hal yang
negatif pada organisasi.
f.
Laporan harus tepat penerimaannya
Laporan pada dasarnya mengandung
pengertian komunikasi timbal balik antara yang memberi laporan dengan penerima
laporan atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui
sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya, dan di lain pihak
bawahan ingin mengetahui atau mendapatkan respons dari atasan atas laporannya
serta bagaimana follow up dari laporan tersebut. Oleh karena itu,
laporan harus benar-benar sampai kepada yang memintanya. Laporan yang tidak
sampai kepada sasarannya dan sampai kepada orang yang tidak berhak membacanya,
akan menimbulkan masalah yang tidak diinginkan, misalnya terjadi kebocoran
rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan
penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan bersangkutan.
B. JENIS
LAPORAN
1. Laporan Berdasarkan
Klasifikasi
Jenis-jenis laporan
berkaitan dengan klasifikasi laporan yaitu:
a.
Menurut formalitasnya
Menurut formalitasnya,
suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau bersifat
informal. Pada umumnya, semua laporan dapat dikelompokkan ke dalam laporan
formal dan laporan informal. Laporan formal biasanya sangat menekankan objektivitas,
organisasi pelaporan harus dibuat sesuai aturan tertentu, data dan fakta yang
ditampilkan harus lengkap dan jelas. Analisisnya harus mendalam dan
penulisannya menghindari penggunaan ungkapan-ungkapan yang bersifat personal.
Sedangkan laporan informal biasanya hanya singkat dan menggunakan bahasa yang
tidak baku. Contohnya laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk
cetakan, bisa kita kelompokkan dalam sebuah bentuk laporan informal.
b.
Panjang dan pendeknya laporan
Ada laporan yang hanya ditulis
dalam selembar kertas, misalnya memo intern. Tapi ada juga sebuah laporan
ditulis dalam 30 halaman, misalnya laporan penelitian. Panjang-pendeknya
laporan berkaitan erat dengan formal dan tidak formalnya laporan. Untuk laporan
yang informal, cukup ditulis dalam selembar kertas. Sedangkan untuk laporan
yang formal paling tidak ditulis dalam 30 lembar kertas.
2. Laporan Berdasarkan
Karakteristik
Berikutnya kita dapat
melihat karakteristik laporan berdasarkan isi pesan yang dituliskan yaitu:
a.
Menurut fungsinya
Menurut fungsinya,
suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberikan informasi atau untuk
analitis. Laporan informasional adalah laporan yang memberikan informasi secara
objektif mengenai salah satu bagian/unit dalam organisasi yang disampaikan
kepada bagian/unit lain dalam organisasi yang sama. Sedangkan laporan analitis
adalah laporan yang menyajikan data untuk membantu memecahkan persoalan. Contoh
laporan informasional adalah laporan tahunan, neraca keuangan bulanan, laporan
jumlah buku yang dibeli, dan statistik pengunjung perpustakaan per tahunnya.
Sedangkan laporan analitis misalnya berupa laporan hasil penelitian tentang
“Kajian Perpustakaan Digital dalam Rangka Mewujudkan Perpustakaan Digital di
Perpustakaan Universitas Terbuka”.
b.
Laporan vertikal atau lateral
Laporan vertikal
dan laporan lateral, sangat berkaitan dengan ke mana dan kepada siapa laporan
tersebut akan disampaikan. Sudah kita ketahui bersama biasanya laporan berjalan
dari bawah ke atas, bersifat vertikal karena disampaikan kepada atasan. Fungsi
laporan vertikal ini adalah untuk menjalankan salah satu fungsi manajemen yaitu
kontrol. Sedangkan laporan lateral, disampaikan kepada unit kerja atau bagian
yang berbeda tetapi levelnya sama. Misalnya laporan pembelian buku oleh perpustakaan
kepada bagian keuangan pusat. Fungsi laporan lateral ini adalah agar manajemen
dapat menjalankan koordinasi antarbagian/unit dalam organisasi.
c.
Laporan eksternal atau internal
Laporan internal,
disampaikan kepada publik yang berada di dalam lingkungan organisasi
bersangkutan. Misalnya laporan keuangan tahunan atau laporan pembelian buku di
perpustakaan. Sedangkan laporan eksternal disampaikan kepada pihak luar
organisasi. Misalnya koleksi perpustakaan yang baru ditawarkan,
kebijakan-kebijakan peminjaman buku yang baru, sistem peminjaman, jam buka
perpustakaan.
d.
Menurut keasliannya
Menurut
keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela,
apakah publik atau swasta. Laporan otoritas dibuat atas permintaan pihak lain,
sedangkan laporan sukarela, dibuat atas dasar keinginan sendiri. Sementara itu,
laporan swasta adalah laporan yang dibuat perusahaan-perusahaan swasta dan
laporan publik dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah.
e.
Menurut frekuensinya
Menurut
frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah laporan tersebut
dibuat secara berkala atau khusus. Laporan berkala, dibuat mengikuti jadwal
tertentu yang sudah ditetapkan. Misalnya laporan statistik pengunjung
perpustakaan harian, mingguan, bulanan atau per semester, dan trimester.
Sedangkan laporan khusus dibuat karena situasi atau kejadian yang unik.
Misalnya ketika sebuah perusahaan mengalami krisis ekonomi.
f.
Menurut kegiatan proyek
Dalam sebuah
proyek, terdapat tiga buah laporan yang harus dibuat yaitu, laporan
pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
g.
Menurut subjeknya
Menurut subjeknya,
suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan sumber laporan. Misalnya laporan
akuntansi, laporan periklanan, laporan kredit, laporan pembelian, laporan personalia.
h.
Menurut pelaksanaan pertemuan
Menurut pelaksanaan
pertemuan, laporan dapat dibedakan dalam agenda adalah suatu dokumen yang
ditulis sebelum pertemuan berlangsung. Agenda ini mencakup jadwal pelaksanaan,
topik yang akan dibahas. Resolusi adalah laporan singkat berupa hasil
pertemuan, sedangkan notulen adalah laporan lengkap selama pertemuan
berlangsung.
Sumber
materi :
Modul 1
Pengertian,
Tujuan, Jenis, dan
Bentuk
Laporan
Dra.
Ida Royandiah, M.Si.
Media yang digunakan dalam materi ini adalah TTS
Across
1. Menurut
frekuensinya laporan yang dibuat karena situasi atau kejadian yang unik adalah
laporan
3. Contoh
laporan informal
6. Agar
laporan dapat memenuhi fungsinya maka laporan harus memuat informasi yang
obyektif dan
9. Syarat
laporan agar tidak terlalu panjang dan menyita waktu adalah laporan harus
langsung tepat pada
11. Laporan
menurut frekuensinya yang dibuat mengikuti jadwal tertentu disebut laporan
13. Laporan
yang disampaikan kepada publik yang berada dalam lingkungan organisasi
bersangkutan disebut laporan
16. Laporan
yang singkat dan menggunakan bahasa yang tidak baku disebut laporan
17. Laporan
lengkap selama pertemuan disebut
18. Laporan
yang disampaikan kepada unit kerja atau bagian yang berada tetapi levelnya
sama, fungsinya untuk koordinasi antara bagian atau unit dalam organisasi
disebut laporan
19. Laporan
yang menyajikan data untuk memecahkan persoalan disebut laporan
Down
1. Laporan
harus konsekuensi dengan keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan
situasi apapun merupakan syarat laporan harus tegas dan
2. Dalam
laporan hendaknya menggunakan istilah-istilah yang sederhana dan
4. Laporan
yang dibuat oleh lembaga pemerintahan disebut laporan
5. Laporan
tahunan dan neraca keuangan bulanan merupakan contoh laopran
7. Laporan
yang disampaikan kepaa pihak luar organisasi disebut laporan
8. Laporan
yang sifatnya dari bawahan ke atasan berfungsi untuk kontrol disebut laporan
10. Laporan
singkat berupa hasil pertemuan disebut laporan
12. Laporan
yang menekankan obyektivitas, sesuai aturan, data dan fakta yang ditampilkan
harus lengkap dan jelas disebut laporan
14. Suatu
laporan atau dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung disebut
15. Laporan
menurut keasliannya yang dibuat atas permintaan pihak lain disebut laporan
Facebook
0 komentar:
Posting Komentar